Durch die Umstellung auf die PCI Richtlinien gab es immer mehr Unsicherheiten betreffend des Garantierungsablaufes einer Buchung mit Kreditkarten. Ich finde es wichtig hier einmal Klarheit zu schaffen, auch was die Annulationsfristen anbelangt, da jeder Hotelier hier seine eigene Strategie verfolgt. Die nachfolgenden Angaben wurden mir von SIX MULTIPAY geliefert, sind was die gesetzlichen Vorschriften anbelangt bei allen Anbietern gleich:
So gehen Sie richtig vor
Kreditkarteninhaber einer Visa, MasterCard, Diners Club, Discover oder JCB Karte können die erste Hotelübernachtung über ihre Karte garantieren lassen. Sie als Hotel und/oder ein allfällig beauftragter Buchungsagent müssen einige wichtige Punkte beachten, die in diesem Merkblatt aufgeführt sind. Stellen Sie sicher,dass der Buchungsagent sämtliche Informationen betreffend Reservation/Annullation unverzüglich an Sie weiterleitet.
So funktioniert eine Reservation
1. Verlangen Sie von Ihrem Gast bei der Reservation folgende Informationen:
a) Kreditkartennummer und Verfalldatum
b) Name und Vorname des Karteninhabers (muss identisch mit Gast sein), Adresse,Telefon-/Faxnummer und E-Mail-Adresse des Karteninhabers
2. Informieren Sie den Gast über Ihre Bedingungen.
Am besten schicken Sie ihm eine Bestätigung per Post, Fax oder E-Mail mit folgenden Angaben:
– Preis pro Übernachtung für die gewünschte Zimmerkategorie und Rechnungstotal
(inkl. MwSt.)
– Genaue Hoteladresse
– Reservationsnummer
– Information über die Annullierungs- bzw.
Belastungsbedingungen:
Falls der Karteninhaber die gemachte Reservation nicht bis 18.00 Uhr Ortszeit des geplanten Ankunftstages annulliert, wird ihm eine Übernachtung zuzüglich Taxen belastet.
Das sind die Bedingungen für eine Annullierung
Sie sind grundsätzlich verpflichtet, alle Annullierungen anzunehmen, die bis 18.00 Uhr Ortszeit des geplanten Ankunftstages bei Ihnen eintreffen. Zusätzlich müssen Sie dem Karteninhaber die Annullierungsnummer bekannt geben. Falls Ihnen dieser Annullierungszeitraum nicht genügt, können Sie diesen auf maximal 72 Stunden vor dem geplanten Eintreffen des Gastes verlegen. In diesem Fall müssen Sie Ihren Gast schriftlich auf den besonderen Annullierungstermin aufmerksam machen. Führen Sie das konkrete Datum und die Uhrzeit dieses Termines deutlich in Ihrem Bestätigungsschreiben auf.
Erscheint der Kunde nicht und hat er die Reservation auch nicht rückgängig gemacht, können Sie einen Beleg für die Belastung des Karteninhabers für eine Nacht ausstellen. Anstelle der Unterschrift des Karteninhabers tragen Sie handschriftlich den Vermerk «No show» ein. Sollte der Karteninhaber bestreiten, die Hotelreservation selbst getätigt zu haben, steht Ihnen kein Vergütungsanspruch zu.
So gehen Sie am Anreisetag vor
Verlangen Sie von Ihrem Gast beim Einchecken die Kreditkarte und reservieren Sie den voraussichtlich per Ende des Aufenthalts geschuldeten Betrag über Ihr Terminal.
Lesen Sie die Karte unbedingt am Terminal ein. Tippen Sie die Kartennummer nur dann manuell ein, wenn weder der Chip noch der Magnetstreifen lesbar sind und die Karte deshalb nicht am Terminal eingelesen werden kann. Erstellen Sie in diesem Fall unbedingt zusätzlich einen Kartenabdruck per Imprinter («Ritsch-Ratsch-Gerät»), und autorisieren Sie die Transaktion.
Ersatzunterkunft
Sie sind verpflichtet, Ihrem Gast die korrekt reservierte Unterkunft zur Verfügung zu stellen. Ist Ihnen dies nicht möglich, so haben Sie ihm eine gleichwertige Unterkunft am selben Ort zu organisieren. Zudem hat der Gast Anrecht auf den Transfer zur Ersatzunterkunft sowie ein dreiminütiges Telefongespräch, und Sie sind verpflichtet, sämtliche Nachrichten und Anrufe kostenlos an die neue Unterkunft weiterzuleiten.
